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Cómo numerar y corregir facturas sin meterte en líos: series, correlatividad y facturas rectificativas
Pocas cosas parecen tan sencillas como poner un número a una factura, y pocas generan tantas dudas cuando llega una revisión. Este artículo repasa las reglas básicas que fija el Reglamento de facturación en España y los errores que vemos con más frecuencia en pequeñas empresas y autónomos. No sustituye al consejo de quien conozca tu caso concreto, pero te ayudará a hacer las preguntas adecuadas.
La regla de partida: número y serie correlativos
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) exige que cada factura lleve un número y, en su caso, una serie, y que la numeración dentro de cada serie sea correlativa. Correlativa significa que no hay huecos ni repeticiones: después de la 2026-0041 viene la 2026-0042.
Lo que mucha gente no sabe es que se pueden usar varias series a la vez. El propio Reglamento permite series distintas cuando hay razones que lo justifiquen, por ejemplo varios establecimientos, distintos tipos de operaciones o facturas emitidas por el destinatario o por un tercero. Lo importante es que cada serie sea correlativa por sí misma y que puedas explicar por qué existe.
Una práctica habitual y sensata es empezar cada año con una serie nueva que incluya el año: 2026-0001, 2026-0002… Así se ve de un vistazo a qué ejercicio pertenece cada factura.
Los tres errores de numeración más frecuentes
Saltarse un número. Ocurre al anular una factura borrándola, o al emitir desde dos sitios distintos sin coordinarse. Un hueco no es en sí una infracción grave, pero obliga a dar explicaciones y despierta preguntas.
Repetir un número. Suele pasar cuando se factura con una hoja de cálculo copiada de la factura anterior y se olvida cambiar el número. Dos facturas con el mismo número dentro de la misma serie son un problema real, porque ya no se sabe cuál es cuál.
Mezclar en la misma serie facturas normales y rectificativas. El Reglamento exige que las facturas rectificativas vayan en una serie específica. Es una de las reglas que más se incumple.
Cuándo se rectifica una factura
Una factura emitida no se borra ni se edita. Si hay que cambiarla, se emite una factura rectificativa. El Reglamento la exige cuando la factura original no cumple alguno de los requisitos obligatorios y cuando cambia la base imponible o la cuota del impuesto, por ejemplo por una devolución, un descuento posterior o un impago en los casos que prevé la ley del IVA.
La rectificativa tiene que decir que lo es, identificar la factura o facturas que rectifica y explicar qué cambia. Puede indicar directamente el importe de la corrección, positivo o negativo, o volver a mostrar la operación entera con los datos correctos, siempre que quede claro cuál es la diferencia.
El plazo: hay que emitirla en cuanto se conozca la causa de la rectificación y, en todo caso, antes de que pasen cuatro años desde que se devengó el impuesto.
¿Y si solo hay que corregir un dato del cliente?
Si el error está en un dato que no afecta al importe, como una dirección mal escrita, también se corrige con una rectificativa. La tentación de volver a emitir la misma factura con otro número es grande y es justo lo que no hay que hacer: generaría dos facturas por la misma operación.
Facturas simplificadas: la «factura sin datos del cliente»
El antiguo ticket se llama hoy factura simplificada. Se puede emitir, entre otros casos, cuando el importe no supera los 400 euros, impuestos incluidos, y en algunos sectores de venta al público hasta 3.000 euros. Lleva menos datos, pero también tiene número y serie, y conviene que su serie sea distinta de la de las facturas completas.
Si el cliente es una empresa o un profesional y te pide una factura completa para deducirse el IVA, tienes que emitírsela con sus datos.
Cuánto tiempo hay que guardar las facturas
Aquí conviven dos plazos. La normativa tributaria exige conservar las facturas mientras Hacienda pueda revisar el ejercicio, que como regla general son cuatro años desde que acaba el plazo de presentar la declaración correspondiente. El Código de Comercio obliga a conservar los libros y la documentación contable durante seis años desde el último asiento. En la práctica, guardarlas seis años cubre los dos.
Se pueden conservar en formato electrónico, siempre que se garantice que son legibles, íntegras y que se puede acceder a ellas.
Lo que viene: VERI*FACTU
Los programas de facturación tendrán que registrar cada factura de forma que no pueda alterarse después sin dejar rastro, y añadir un código QR. Para las sociedades, la fecha prevista es el 1 de enero de 2027 según la última modificación publicada, y Hacienda ha anunciado un posible aplazamiento que, cuando escribimos esto, no consta en el Boletín Oficial del Estado. Si facturas con una hoja de cálculo, este es un buen momento para pensar cómo vas a hacerlo cuando llegue la obligación.
Una lista para revisar tus facturas hoy
- ¿Cada serie es correlativa, sin huecos ni repeticiones?
- ¿Las rectificativas van en una serie propia?
- ¿Cada rectificativa identifica la factura que corrige y dice por qué?
- ¿Las facturas simplificadas tienen su propia serie?
- ¿Guardas las facturas, emitidas y recibidas, durante al menos seis años y sabes dónde están?
Si alguna respuesta es «no», no es el fin del mundo, pero conviene corregirlo antes del próximo cierre.
Artículo elaborado con asistencia de inteligencia artificial, con fines informativos y sin carácter de asesoramiento personalizado. Titular: CONFORT ECONOMIA, S.A.
