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Qué datos debe llevar una factura completa en España: la lista que conviene tener a mano
Una factura no es solo un papel que acompaña a un cobro. Es el documento que permite a quien la recibe deducirse el IVA y a quien la emite justificar sus ingresos. Por eso el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) dice con detalle qué datos tiene que llevar. Este artículo los repasa uno a uno y explica por qué importa cada uno. Se refiere a la factura completa u ordinaria; la factura simplificada, el antiguo ticket, tiene sus propias reglas.
Los datos obligatorios, uno a uno
1. Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie tiene que ser correlativa. Se pueden usar varias series si hay motivo, por ejemplo varios establecimientos u operaciones de distinta naturaleza. Las facturas rectificativas van siempre en una serie propia.
2. Fecha de expedición. El día en que se emite la factura.
3. Nombre y apellidos o razón social completa, tanto de quien emite la factura como del destinatario. Completa significa completa: «Comercial López» no basta si la sociedad se llama «Comercial López e Hijos, S.L.».
4. Número de identificación fiscal (NIF) de quien emite la factura. El del destinatario es obligatorio en tres casos: en las entregas a otro Estado de la Unión Europea exentas de IVA; cuando quien debe declarar el impuesto es el propio destinatario; y cuando la operación se entiende realizada en España y quien emite la factura está establecido aquí. En la práctica, si vendes a otra empresa, pon siempre su NIF.
5. Domicilio de quien emite la factura y del destinatario. Si alguno tiene varios establecimientos, se indica el que corresponde cuando eso influye en cómo tributa la operación.
6. Descripción de las operaciones, con todos los datos necesarios para calcular la base imponible: qué se vende o qué servicio se presta, cuántas unidades, el precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté incluido en ese precio. Una descripción genérica como «servicios varios» es una invitación a que alguien pregunte qué servicios fueron.
7. Tipo de IVA aplicado a cada operación: 21 %, 10 %, 4 % o el que corresponda.
8. Cuota de IVA, consignada por separado. No basta con el total: hay que ver cuánto es impuesto.
9. Fecha de la operación, si es distinta de la fecha de la factura. Por ejemplo, si el servicio se prestó en septiembre y la factura se emite en octubre, o si se cobró un anticipo antes de emitirla.
Las menciones que solo aparecen en casos concretos
- Operación exenta de IVA: hay que indicar que está exenta y por qué, citando el artículo de la ley o de la directiva europea que la ampara.
- Inversión del sujeto pasivo: cuando quien debe declarar el IVA es el comprador y no el vendedor, como en muchas ventas a empresas de otros países de la Unión Europea, la factura lleva la mención «inversión del sujeto pasivo».
- Facturación por el destinatario: si es el cliente quien emite la factura en nombre del proveedor, se indica «facturación por el destinatario».
- Regímenes especiales: en algunos casos, como el de las agencias de viajes, la factura debe decir qué régimen se aplica.
Los errores más frecuentes
Olvidar el NIF del cliente empresa. Sin él, el cliente puede tener problemas para deducirse el IVA, y la factura habrá que rectificarla.
Mezclar precio con IVA y sin IVA. El precio unitario va sin IVA, y el impuesto se suma aparte. Si el precio que se pacta ya lleva el IVA incluido, hay que desglosarlo en la factura.
Descripciones vagas. «Trabajos realizados» no dice nada. Cuanto más concreta sea la descripción, menos preguntas habrá después.
Facturar a un nombre comercial en vez de a la razón social. La factura va a nombre de la persona o la sociedad que tiene el NIF, no de su marca.
Corregir datos sin factura rectificativa. Si un dato está mal, se corrige con una rectificativa en su serie propia, nunca borrando o rehaciendo la factura con el mismo número.
Una lista para comprobar tu próxima factura
- ¿Tiene número correlativo en su serie y fecha?
- ¿Aparecen tus datos completos y los del cliente, con los NIF que correspondan?
- ¿Dice qué vendes, cuántas unidades y a qué precio sin IVA?
- ¿Indica el tipo de IVA y la cuota por separado?
- ¿Lleva la fecha de la operación si no coincide con la de la factura?
- Si es exenta o con inversión del sujeto pasivo, ¿lleva la mención que toca?
Si todas las respuestas son «sí», tu factura cumple con lo que pide el Reglamento.
Artículo elaborado con asistencia de inteligencia artificial, con fines informativos y sin carácter de asesoramiento personalizado. Titular: CONFORT ECONOMIA, S.A.
