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Cómo conciliar el banco con la contabilidad cada mes, y por qué esperar al trimestre sale caro
Conciliar el banco es comprobar que cada movimiento de la cuenta bancaria tiene su reflejo en la contabilidad y que cada apunte contable que mueve dinero aparece en el banco. Dicho así parece un trámite. En la práctica es la forma más sencilla de saber si tus cifras son ciertas. Este artículo explica cómo hacerlo cada mes en una pequeña empresa, qué suele descuadrar y cómo resolverlo.
Por qué cada mes y no cada trimestre
Muchas pymes concilian cuando toca presentar el IVA, es decir, cada tres meses. El problema es que, a los tres meses, nadie recuerda qué era aquel cargo de 37,40 euros, ni de quién era aquella transferencia sin concepto. Lo que en el día se resuelve con una pregunta, al trimestre exige buscar correos, llamar al banco o pedir copias de facturas.
Conciliar cada mes tiene además otra ventaja: la cifra de tesorería que miras para decidir es la real, no una aproximación.
Lo que necesitas antes de empezar
- El extracto bancario del mes, preferiblemente en un formato que se pueda ordenar, como una hoja de cálculo o el fichero de movimientos que ofrece tu banco.
- El libro mayor de la cuenta del banco en tu contabilidad, para el mismo periodo.
- Las facturas y justificantes del mes, emitidos y recibidos.
- El saldo final del mes anterior ya conciliado. Si el mes anterior no cuadraba, empieza por ahí.
El método, en cinco pasos
1. Compara los saldos iniciales. El saldo del banco a principio de mes y el de la cuenta contable deben coincidir, o tener una diferencia que ya conozcas y tengas explicada del mes anterior.
2. Empareja movimiento por movimiento. Recorre el extracto y marca cada movimiento que tenga su apunte contable: mismo importe, fecha cercana y concepto reconocible. Haz lo mismo al revés, desde la contabilidad hacia el banco.
3. Separa lo que no empareja en dos listas. En una, lo que está en el banco y no en la contabilidad. En otra, lo que está en la contabilidad y no en el banco.
4. Explica cada partida pendiente. Cada línea de esas dos listas tiene que acabar en una de estas situaciones: falta registrarla, está registrada con otro importe o en otra fecha, o es un movimiento que aparecerá en el banco el mes siguiente.
5. Comprueba el saldo final. Partiendo del saldo contable y sumando o restando las partidas explicadas, tienes que llegar exactamente al saldo del extracto. Si hay un céntimo de diferencia, todavía falta algo.
Lo que suele descuadrar
Comisiones y gastos bancarios. Pequeños cargos que nadie registra porque no llega factura. Se contabilizan con el propio extracto como justificante, o con el documento de liquidación que emite el banco.
Cobros con tarjeta o pasarela de pago. La pasarela suele ingresar el total del día menos su comisión, no venta a venta. Para cuadrarlo hace falta el informe de liquidación de la pasarela, que detalla qué ventas y qué comisiones forman cada ingreso.
Pagos agrupados. Una sola transferencia que paga varias facturas, o una factura pagada en varios plazos. Conviene anotar en el concepto del pago qué facturas cubre.
Devoluciones y reembolsos. Un cobro devuelto o un reembolso a un cliente necesita su propio apunte y, si se devuelve el importe de una venta, su factura rectificativa.
Movimientos entre cuentas propias. Un traspaso entre dos cuentas de la empresa no es ni ingreso ni gasto. Si se registra solo en una de las dos cuentas, las dos descuadran.
Diferencias de fecha. Un pago emitido el día 30 que el banco carga el día 2 aparecerá en la contabilidad de un mes y en el banco del siguiente. Es normal; basta con anotarlo como partida pendiente.
Una cuenta puente, y solo de paso
Cuando un movimiento entra y todavía no sabes a qué corresponde, se puede llevar provisionalmente a una cuenta de partidas pendientes de aplicación. Provisionalmente significa eso: al cierre de cada mes, esa cuenta debería quedar vacía o con cada partida explicada y con fecha de resolución. Una cuenta puente que crece mes a mes esconde errores, no los resuelve.
Cuánto tiempo lleva
En una pequeña empresa con pocos cientos de movimientos al mes, una conciliación mensual bien hecha suele llevar menos de lo que se tarda en reconstruir un trimestre entero. Y el tiempo baja con la costumbre: cuanto mejor queda registrado cada movimiento en el momento, menos queda por explicar al final.
Una lista para tu próxima conciliación
- ¿Coinciden el saldo inicial del banco y el de la contabilidad?
- ¿Cada movimiento del banco tiene su apunte, y al revés?
- ¿Cada partida pendiente tiene explicación y fecha?
- ¿La cuenta de partidas pendientes está vacía o justificada?
- ¿El saldo final cuadra al céntimo?
Si todas las respuestas son «sí», tu cifra de tesorería es fiable. Si alguna es «no», sabes exactamente dónde mirar.
Artículo elaborado con asistencia de inteligencia artificial, con fines informativos y sin carácter de asesoramiento personalizado. Titular: CONFORT ECONOMIA, S.A.
